Tự học SAP phân hệ MM - Phần 4: Batch Management

Một số vật liệu nhất định có thể được định nghĩa trong SAP là được quản lý theo lô. Lô là một lượng vật liệu đại diện cho một đơn vị đồng nhất với các thông số kỹ thuật duy nhất. Một lô có thể được định nghĩa theo nhiều cách. Một lô nguyên liệu có thể đề cập đến một lượng hóa chất được sản xuất trong một quá trình hoặc một lượng chai nước được đổ đầy tại một dây chuyền chiết rót nhất định từ một bồn chứa cụ thể.

Trong SAP, một lô có thể được sử dụng để xác định các đơn vị vật liệu khi chúng di chuyển trong hệ thống. Một lô có thể có các đặc điểm cụ thể cho phép nhận biết và sử dụng lô này trong chức năng quản lý nguyên vật liệu (MM). Trong chương này, chúng tôi sẽ mô tả quy trình đằng sau việc tạo và thay đổi lô cũng như quy trình đằng sau xác định lô. Trong phần đầu tiên, chúng tôi sẽ cung cấp tổng quan về các lô và cách chúng được sử dụng trong các ngành khác nhau.

Batch Management Overview (Tổng quan)

Định nghĩa về lô khác nhau giữa các công ty, ngành và quốc gia. Ví dụ, trong ngành dược phẩm, các hướng dẫn và quy định nghiêm ngặt xác định lô là gì. Các quy định này quản lý lô và kiểm soát lô bao gồm tiêu chuẩn ANSI / ISA-88 và thông số kỹ thuật 21 CFR Part 11 của Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) tại Hoa Kỳ.

Mặc dù không có định nghĩa nào về lô bao gồm tất cả các tình huống, nhưng định nghĩa sau đây từ ExxonMobil Aviation có thể giúp ích:

A batch is the specific quantity of a material produced in a single manufacturing process, i.e., under the same conditions, thus featuring identical properties. Each batch of material is given a batch number. Each batch of a material is tested with regard to relevant characteristics to ensure it meets the values or within the range for those characteristics

(Lô là số lượng cụ thể của nguyên liệu được sản xuất trong một quá trình sản xuất đơn lẻ, nghĩa là trong cùng điều kiện, do đó có các đặc tính giống hệt nhau. Mỗi lô nguyên liệu được cấp một số định danh lô. Mỗi lô vật liệu được thử nghiệm liên quan đến các đặc tính liên quan để đảm bảo nó đáp ứng các giá trị hoặc trong phạm vi cho các đặc tính đó )

Hãy xem định nghĩa thứ ba về lô từ Hiệp hội cà phê Hawaii (Hawaiian Coffee Association):

A batch refers to a quantity of coffee coming to the roaster. Quantities of the same coffee arriving at different times would be viewed as separate batches. Changes from batch to batch—even of the same variety of bean—must be detected by the roaster if he is to produce coffees that are consistently the same

Lô đề cập đến một lượng cà phê đến máy rang. Số lượng của cùng một loại cà phê đến vào những thời điểm khác nhau sẽ được coi là những lô riêng biệt. Người rang xay phải phát hiện những thay đổi từ mẻ này sang mẻ khác - ngay cả cùng một loại hạt - nếu anh ta muốn sản xuất cà phê luôn giống nhau

Dù định nghĩa là gì, một lô phải được xác định bằng một bản ghi (records). Yêu cầu này có thể chỉ đơn giản là xác định các bao hạt cà phê khi chúng đến nhà máy hoặc có thể phức tạp hơn, chẳng hạn như xác định một lô bằng nhiều loại hạt cà phê đủ tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng và an toàn. Một ví dụ trong ngành may có 1 lỗ cũng có thể định nghĩa là đợt về hàng của vải nguyên liệu và chúng được xác định bằng 1 records (bản ghi) lưu trữ trong hệ thống

Một lô nguyên liệu có thể được mua từ nhà cung cấp hoặc được sản xuất nội bộ. Tuy nhiên, nếu bạn cần quản lý vật liệu theo lô, trong SAP, vật liệu phải được xác định là vật liệu có liên quan đến lô.

Việc xác định các nhận dạng các bản ghi lô đặc biệt quan trọng đối với ngành dược phẩm để tuân thủ các quy định của FDA ở Hoa Kỳ và các cơ quan quản lý khác trên thế giới, chẳng hạn như Tổng kiểm soát dược phẩm của Ấn Độ (DCGI), Bundesgesundheitsamt (BGA) ở Đức, Bộ Y tế Canada và Cơ quan Quản lý Thuốc và Sản phẩm Chăm sóc Sức khỏe (MHRA) ở Vương quốc Anh. Các cơ quan quản lý này chủ yếu quan tâm đến an toàn công cộng. Các quy định như FDA’s 21 CFR Part 11 tại Hoa Kỳ nhằm nâng cao hiệu quả của các quy trình kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng. Mỗi lô được sản xuất phải được kiểm tra chất lượng và kết quả kiểm tra được lưu trữ điện tử dựa trên số lô

Việc sử dụng số lô quan trọng nhất trong ngành dược phẩm là để thu hồi sản phẩm. Số lô cũng có thể được sử dụng làm thiết bị theo dõi cho các công ty trong trường hợp có lỗi hoặc nhiễm bẩn tiếp theo. Các nhà sản xuất công bố việc thu hồi sản phẩm mỗi ngày, nhưng đối với ngành dược phẩm, việc thu hồi sản phẩm sẽ cứu sống nhiều người. Một công ty dược phẩm có thể tự nguyện thu hồi một sản phẩm. Nếu công ty nhận thấy rằng kết quả từ một cuộc thử nghiệm trên một lô là không chính xác và khiến lô đó không đạt yêu cầu, thì sản phẩm được làm từ lô đó có thể nguy hiểm.

Master Data in Batch Management

Bước đầu tiên khi làm việc với quản lý lô là xác định vật liệu cần được quản lý theo lô và sau đó cập nhật dữ liệu master material bằng cách thiết lập yêu cầu quản lý lô. Hãy xem qua các quy trình quản lý master data khác nhau và các bước cụ thể cho quản lý hàng loạt trong phần sau

Activating Batch Management in the Material Master

Trong hệ thống SAP, batch master record luôn phụ thuộc vào master material. Do đó, bước đầu tiên của bạn là xác định các yêu cầu quản lý lô trong nguyên liệu. Sử dụng T-code MM01 (Create Material Master), nhập tất cả các chi tiết được yêu cầu và chọn checkbox Quản lý theo lô (Batch management checkbox) để biểu thị rằng vật liệu phải được xử lý theo lô. Các dạng xem sau của master material có chứa Batch management checkbox:

• Sales and distribution
• General plant data
• Purchasing
• Work scheduling

Batch Classification

Để phân biệt giữa các lô vật liệu tùy thuộc vào các mối ràng buộc riêng của chúng, bạn có thể sử dụng các đặc điểm để xác định các thuộc tính của lô. Ví dụ, ngành sơn sử dụng màu sắc, độ phủ và độ nhớt làm đặc điểm để phân loại các lô khác nhau. Ngành thép cuộn cán nguội (CRC) sử dụng lớp hoàn thiện, độ dày và chất lượng để phân loại các lô khác nhau.

Những đặc điểm này được tạo ra trong hệ thống SAP và được gán cho các vật liệu. Các khái niệm tương tự đằng sau việc phân loại vật liệu được áp dụng trong phân loại theo lô.

Một công ty kinh doanh các loại sơn khác nhau sẽ muốn nắm bắt các đặc điểm của sơn: độ phủ, màu sắc và độ nhớt. Một lớp đặc tính phải được tạo với các đặc tính về độ phủ, màu sắc và bước sóng độ nhớt. Lớp này sẽ được gán cho một vật liệu. Mỗi khi một lô mới được tạo cho vật liệu, các giá trị đặc trưng này sẽ được nhập vào. Hãy xác định ngắn gọn các đặc điểm và việc gán chúng cho một lớp cụ thể để quản lý hàng loạt.

Tạm Kết

Bài viết này mình đã giới thiệu sơ qua về khái niệm quản lý lô. Chúc bạn đọc vui vẻ