Tự học SAP phân hệ MM - Phần 1: Tổng quan

Materials management (MM) (Tạm dịch là quản lý hàng hóa - vật liệu) là thành phần cốt lõi trong hệ thống SAP ERP. Các chức năng trong MM là động cơ thúc đẩy các hoạt động khác bao gồm logistics và supply chain (chuỗi cung ứng). Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu tổng quan về phân hệ MM trong hệ thống SAP.

Trong chương này, chúng tôi sẽ mô tả tầm quan trọng của chức năng quản lý nguyên vật liệu (MM) trong SAP S / 4HANA trong bối cảnh chức năng tổng thể của phần mềm SAP và như một phần của chuỗi cung ứng.

MM chứa nhiều khía cạnh của chức năng SAP, bao gồm mua hàng, nhận hàng, lưu trữ vật tư, lập kế hoạch dựa trên tiêu dùng và hàng tồn kho. MM được tích hợp với hầu hết các chức năng khác như tài chính (FI), kiểm soát (CO), lập kế hoạch sản xuất (PP), bán hàng và phân phối (SD), quản lý chất lượng (QM), bảo trì nhà máy (PM) và quản lý kho hàng (WM).

Chương này xem xét lý do tại sao MM là một phân hệ cốt lõi trong việc triển khai SAP S / 4HANA. Bạn sẽ tìm hiểu lý do tại sao MM có thể được mô tả là động cơ thúc đẩy chuỗi cung ứng trong hệ thống SAP và tìm hiểu cách MM được tích hợp với các phân hệ hoặc chức năng khác của SAP.

What is Materials Management?

Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp tổng quan ngắn gọn về chức năng cốt lõi của SAP S / 4HANA và mô tả cách MM xây dựng để phù hợp với cấu trúc. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến chức năng của bộ kinh doanh, bao gồm các chức năng kinh doanh quan trọng để quản lý chuỗi cung ứng. Tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào việc sử dụng MM như một phần của logistics và chuỗi cung ứng.

Materials Management in SAP S/4HANA

SAP ban đầu được phát triển như một gói phần mềm doanh nghiệp hấp dẫn đối với các công ty sản xuất lớn. Khi số lượng các công ty áp dụng SAP bắt đầu tăng lên, một số công ty nhỏ hơn trong nhiều ngành khác nhau tin rằng SAP cũng có thể mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh.

Nhiều công ty nhỏ hơn này chỉ yêu cầu chức năng SAP cốt lõi, thường bao gồm MM, FI, SD và PP. Thông thường, các công ty bắt đầu triển khai với chức năng cốt lõi này, sau đó vào giai đoạn thứ hai và thứ ba của quá trình triển khai, họ có thể giới thiệu các chức năng khác như CO, WM, nguồn nhân lực (HR), QM, v.v.

SAP không chỉ tiếp tục đổi mới và thường xuyên mang đến các dịch vụ mới, mà tầm nhìn của nó là làm cho phần mềm SAP dễ chạy và sử dụng. SAP S / 4HANA là sản phẩm mới nhất không chỉ đơn giản hóa hoạt động hậu cần bằng cách kết hợp một số chức năng chuỗi cung ứng và hậu cần được kết nối với nhau mà còn làm cho toàn bộ trải nghiệm làm việc với phần mềm SAP thân thiện với người dùng.

Bản phát hành mới nhất của SAP là S / 4HANA.

SAP cũng đã cải thiện về mặt trải nghiệm người dùng và SAP Fiori là giao diện người dùng thế hệ tiếp theo của SAP. Hình ảnh và ảnh chụp màn hình trong cuốn sách này là sự kết hợp giữa giao diện SAP Fiori dựa trên web và SAP GUI. Khi SAP phát triển các giải pháp và công cụ mở rộng hơn cho khách hàng của mình, MM tiếp tục là nền tảng quan trọng mà trên đó có thể xây dựng các chức năng tiếp theo.

Materials Management in Logistics

Logistics trong SAP kết hợp một số lĩnh vực riêng biệt theo sự di chuyển của nguyên vật liệu từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Về bản chất, Logistics là việc quản lý các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc mua, lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa dọc theo chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các nhà bán lẻ, nhà phân phối, nhà vận chuyển, cơ sở lưu trữ và nhà cung cấp tham gia vào việc bán, giao hàng và sản xuất một sản phẩm cụ thể.

Trong phần này, chúng tôi sẽ xem xét chức năng MM như một phần của logistics.

Materials Management in Logistics

Với bản chất của logistics và chuỗi cung ứng, MM là một phần không thể thiếu của chức năng logistics trong SAP. Khi xem xét MM trong chuỗi cung ứng, chúng ta nên lưu ý ba luồng quan trọng (được thảo luận chi tiết bên dưới):

• Material flow

Luồng nguyên vật liệu mô tả sự di chuyển của nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến công ty và sau đó đến khách hàng (có khả năng, trả lại từ khách hàng). Ngày nay, các công ty tích hợp với nhà cung cấp và khách hàng, không chỉ tương tác với họ. Do đó, bất kỳ cải tiến nào bạn có thể cung cấp cho khả năng hiển thị của các dòng nguyên liệu sẽ cho phép công ty của bạn linh hoạt và đáp ứng khách hàng của bạn. Khách hàng muốn kinh doanh với các công ty có khả năng đáp ứng. Các công ty này đạt được lợi thế cạnh tranh và tăng thị phần bằng cách linh hoạt hơn, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.

• Information flow

Luồng thông tin bao gồm việc gửi đơn đặt hàng (tức là trao đổi dữ liệu điện tử [EDI], v.v.) và cập nhật trạng thái của tất cả các lần giao hàng. Các công ty có thể cho khách hàng và nhà cung cấp thấy khả năng tồn tại của nhà cung cấp bằng cách sử dụng thông tin thời gian thực có lợi thế cạnh tranh khác biệt so với các công ty khác.

• Financial flow

​​​​​​​Luồng tài chính bao gồm các tài liệu tài chính được tạo ra ở mỗi giao dịch hàng hóa. Nếu một nguyên vật liệu được định giá, thì sự di chuyển — ghi có hoặc ghi nợ — được thực hiện giữa các tài khoản để phản ánh giá trị của vật liệu đó chuyển từ, ví dụ: tài khoản hàng tồn kho và tài khoản thanh toán bù trừ tài khoản phải trả (AP).

SAP and Logistics

Tại thời điểm này, chúng tôi đã xác định chức năng logistics và các dòng chảy trong chuỗi cung ứng. Vậy làm thế nào SAP có thể giúp bạn quản lý chuỗi cung ứng này để đạt được lợi thế cạnh tranh?

SAP đảm bảo rằng các nguyên vật liệu chính xác ở đúng vị trí vào thời điểm chính xác với số lượng chính xác và với chi phí cạnh tranh nhất. Lợi thế cạnh tranh đạt được khi công ty có thể quản lý quá trình này, bao gồm việc quản lý các mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp và khách hàng. Kiểm soát hàng tồn kho, dự báo nhu cầu của khách hàng và nhận thông tin kịp thời liên quan đến tất cả các khía cạnh của giao dịch chuỗi cung ứng cũng sẽ được tham gia.

Khi bạn chia nhỏ cấu trúc này và xem xét các chức năng và thành phần liên quan đến việc quản lý chuỗi cung ứng, bạn sẽ thấy rằng, mặc dù MM là một phần không thể thiếu của hậu cần, nhưng đó chỉ là một phần của bức tranh lớn hơn. Mặc dù các chức năng cũ của SAP ERP vẫn có sẵn trong SAP S / 4HANA, các thành phần hoặc module của SAP ERP đã được thay thế bằng các quy trình nghiệp vụ. Một số quy trình kinh doanh chuỗi cung ứng và logistics quan trọng trong đó MM đóng vai trò trung tâm là

• ​​​​​​​Procure-to-pay processes

Trong quy trình kinh doanh này, yêu cầu mua nguyên vật liệu do người dùng doanh nghiệp tạo theo cách thủ công hoặc được tạo tự động thông qua chương trình lập kế hoạch nguyên vật liệu, chẳng hạn như lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP). Trong hệ thống SAP, yêu cầu nguyên liệu này được tạo như một yêu cầu mua hàng, được chuyển thành yêu cầu báo giá (RFQ) và được gửi đến các nhà cung cấp có liên quan. Sau khi nhận, báo giá từ nhà cung cấp cũng được duy trì trong RFQ. So sánh giá của tất cả các báo giá nhận được sẽ được thực hiện và một nhà cung cấp sẽ được chọn để cung cấp vật liệu cần thiết. Các trích dẫn còn lại được đánh dấu là bị từ chối để tránh người dùng xử lý nhầm các trích dẫn này thêm. Các nhà cung cấp bị từ chối cũng được gửi thư từ chối. Báo giá thành công được chuyển đổi thành một yếu tố mua hàng, chẳng hạn như số lượng hoặc hợp đồng giá trị, thỏa thuận lập lịch trình hoặc đơn đặt hàng. Nếu yếu tố mua hàng này phải trải qua một quy trình phê duyệt, thì chiến lược phát hành (quy trình phê duyệt) sẽ kích hoạt. Sau khi xuất xưởng, hàng hóa được nhận vào kho. Hóa đơn của nhà cung cấp được ghi lại và xác minh thông qua đối sánh ba chiều (đơn đặt hàng mua – hàng đã nhận – hóa đơn đã nhận), và cuối cùng, nhà cung cấp được thanh toán.

• Plan-to-product processes

Trong quá trình kinh doanh này, các sản phẩm được sản xuất tại chỗ và được lập kế hoạch bao gồm cả kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch cho đóng gói, thường được mua sắm. Việc lập kế hoạch này được thực hiện bằng cách sử dụng một chương trình lập kế hoạch vật liệu như lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP). Quy trình mua hàng phải trả tiền kích hoạt quá trình thu mua nguyên liệu thô và đóng gói. Khi những nguyên liệu này được nhận trong kho của công ty, quá trình sản xuất có thể bắt đầu vì nguyên liệu thô và nguyên liệu đóng gói cần thiết để sản xuất một sản phẩm hiện đã có sẵn trong kho. Việc cấp hàng hóa cho nguyên liệu thô và vật liệu đóng gói cần thiết để sản xuất một sản phẩm liên quan đến lĩnh vực quản lý hàng tồn kho (IM) của quản lý nguyên vật liệu. Khi sản phẩm được sản xuất, nó được chuyển đến nhà kho, đây lại là một phần trong phân hệ MM.

• Order-to-cash processes

​​​​​​​Quy trình kinh doanh này bắt đầu khi một công ty nhận được yêu cầu từ khách hàng về một sản phẩm mà công ty đó cung cấp. Yêu cầu này được duy trì trong bán hàng và phân phối (SD), và đại diện bán hàng sẽ đưa ra một báo giá cho khách hàng có liên quan đến cùng một yêu cầu. Nếu khách hàng chấp nhận báo giá, thì báo giá được chuyển thành đơn đặt hàng. Khi sẵn sàng giao sản phẩm cho khách hàng, công ty xuất sản phẩm từ kho của mình cùng với đơn đặt hàng. Việc cấp sản phẩm từ kho trong quy trình quản lý hàng tồn kho thuộc phạm vi của MM. Việc lập hóa đơn cho khách hàng được thực hiện và khi nhận được khoản thanh toán của khách hàng, khoản thanh toán được ghi vào tài khoản phải thu (AR) của hệ thống SAP.

• Maintenance management

Trong quy trình kinh doanh này, các phụ tùng thay thế và vật tư tiêu hao cần thiết để duy trì máy móc hoặc tài sản của nhà máy hoặc được mua sắm theo chu kỳ kinh doanh mua phải trả hoặc được cấp từ kho nếu còn trong kho. Việc phát hành phụ tùng hoặc vật tư tiêu hao từ kho này cũng là một quy trình quản lý hàng tồn kho của MM và bao gồm tham chiếu đến lệnh bảo trì trong bảo trì nhà máy (PM).

• Project management

​​​​​​​Trong quy trình kinh doanh này, các nguyên vật liệu cần thiết cho một dự án, chẳng hạn như để xây dựng một nhà máy hoặc nhà kho mới, hoặc được mua sắm theo chu kỳ kinh doanh mua phải trả hoặc được cấp từ kho nếu có sẵn hàng. Việc phát hành hàng dự án này từ kho, một lần nữa là một phần của quy trình quản lý hàng tồn kho trong MM, bao gồm tham chiếu đến yếu tố cấu trúc dự án (WBS) của phân hệ (PS).\

Materials Management Integration

Khi xem xét chuỗi cung ứng của mình, bạn sẽ thấy những điểm MM tích hợp với các công cụ và chức năng khác trong SAP S/4HANA để tạo ra một bối cảnh hiệu quả để quản lý chuỗi cung ứng. Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn các dòng chảy của chuỗi cung ứng và các cách mà MM được tích hợp với các dòng chảy này.

The Material Flow of the Supply Chain

Dòng vật liệu là sự di chuyển của vật liệu từ nhà cung cấp đến khách hàng. Để thúc đẩy dòng chảy, yêu cầu nguyên liệu phải được tạo bởi chức năng PP thông qua hệ thống MRP hoặc bởi đơn đặt hàng được tạo trong SD. Nhu cầu được tạo ra và yêu cầu mua hàng được gửi đến nhà cung cấp, hướng dẫn liên quan về ngày giao hàng, số lượng và giá cả. Nhà cung cấp gửi tài liệu, sau khi nhận được, có thể phải kiểm tra chất lượng trong QM. Sau khi được chấp thuận, tài liệu có thể được lưu trữ trong kho bằng WM. Vật liệu có thể được yêu cầu trong đơn đặt hàng sản xuất bằng PP hoặc là một phần của một dự án lớn hơn được xác định trong PS. Sau khi vật liệu cuối cùng có sẵn cho khách hàng, vật liệu đó có thể được chọn từ kho và vận chuyển đến khách hàng bằng chức năng SD. Thông qua mô tả về quy trình đơn giản này, bạn có thể dễ dàng thấy rằng MM được tích hợp rất nhiều với các phân hệ SAP khác.

The Information Flow of the Supply Chain

Để hiểu rõ hơn về các luồng tài chính, chúng ta hãy xem xét một ví dụ bắt đầu với một đơn đặt hàng từ một khách hàng. Lệnh này có thể được truyền qua EDI đến hệ thống SAP. Thông tin trong hệ thống SAP của bạn cho biết mặt hàng còn trong kho hay không, và nếu không, thông tin sẽ được gửi đến công cụ MRP. Thông tin được gửi trở lại khách hàng kể cả ngày giao hàng. Công cụ MRP lấy tất cả thông tin liên quan đến lịch trình sản xuất, năng lực của cơ sở sản xuất và các nguyên vật liệu sẵn có cần thiết trong sản xuất và tạo ra các đơn đặt hàng sản xuất và yêu cầu nguyên vật liệu trong hệ thống mua sắm.

Thông tin trong hệ thống mua hàng tạo ra các đơn đặt hàng với ngày giao hàng cần thiết được truyền đến các nhà cung cấp. Thông tin trả lại từ nhà cung cấp xác nhận ngày giao hàng. Nhà cung cấp có thể gửi các đường truyền EDI thông báo cho công ty về trạng thái của việc phân phối.

Sau khi nhận được nguyên vật liệu, thông tin được chuyển từ bộ chứng từ tiếp nhận đến hệ thống kho bãi (WM) để lưu trữ nguyên liệu một cách chính xác. Thông tin được chuyển đến hệ thống sản xuất (PP) để tính toán xem đơn đặt hàng sản xuất đã sẵn sàng bắt đầu chưa. Khi vật liệu đã sẵn sàng để vận chuyển, SAP sẽ cung cấp thông tin để vận chuyển (SD) và có thể gửi thông tin đó cho khách hàng

Tại tất cả các điểm tiếp xúc này (tích hợp), thông tin đã được ghi lại và có sẵn để xem xét và phân tích. Càng chia sẻ nhiều thông tin trên toàn bộ chuỗi cung ứng, thì càng có thể đạt được nhiều lợi ích hơn với những cải tiến dựa trên việc phân tích dữ liệu.

Hệ thống thông tin logistics(LIS) và các báo cáo tiêu chuẩn khác trong SAP có thể cung cấp cho nhóm quản lý chuỗi cung ứng những hiểu biết vô giá về cách hoạt động của chức năng logistics của họ.

The Financial Flow of the Supply Chain

Luồng thông tin tài chính điển hình trong chuỗi cung ứng bao gồm các hóa đơn mà công ty nhận được từ các nhà cung cấp, các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp, hóa đơn mua nguyên vật liệu của khách hàng và các khoản thanh toán đến. Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty và gửi hóa đơn để được thanh toán.

Trong SAP, bạn có hai tùy chọn để trả tiền cho nhà cung cấp:

• Thanh toán khi nhận tài liệu (khớp hai chiều)
• Thanh toán khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp (đối sánh ba chiều)

​​​​​​​Bộ phận AP thực hiện chức năng này. Quy trình xác minh hóa đơn trong hệ thống SAP là một ví dụ tuyệt vời về sự tích hợp giữa MM và FI. Dòng tài chính của chuỗi cung ứng không thay đổi về mức độ, ngay cả khi dòng thông tin và nguyên liệu có thể có. Tuy nhiên, hệ thống SAP hiện tại cho phép bạn phân tích các chỉ số hiệu suất tài chính (KPI) là một phần của chuỗi cung ứng tổng thể. Các KPI này có thể bao gồm vòng quay hàng tồn kho, số ngày vốn lưu động, số ngày tồn kho, số ngày bán hàng và số ngày phải trả. Việc tích hợp MM và các chức năng chính khác trong chức năng hậu cần kết hợp để cung cấp thông tin quan trọng này một cách chính xác và kịp thời.

Tổng kết

Trong bài này, chúng ta đã thảo luận về lý do vì sao phân hệ MM trong SAP là nền tảng hoặc xương sống của bất kỳ dự án triển khai SAP nào. MM có thể được mô tả là động cơ điều khiển chuỗi cung ứng trong SAP. MM cũng tích hợp với hầu hết các dịch vụ SAP khác theo một cách nào đó.

​​​​​​​​​​​​​