Tự học SAP phân hệ Sales and Distribution (SD) - Phần 2: Tổ chức doanh nghiệp (Phần cuối)

Trong phần này chúng ta sẽ tiếp tục nội dung của phần trước về tổ chức doanh nghiệp trong phân hệ SD của hệ thống SAP ERP

Setting Up a Sales Area

Khu vực bán hàng (Mình tạm dịch sales area là khu vực bán hàng) là cấu trúc tối thiểu cần thiết để xử lý giao dịch bán hàng trong phân hệ SD. Nó kết hợp tổ chức bán hàng, kênh phân phối và divission mà chúng ta đã tạo ra cho trong các bài viết trước. Bạn không thể tạo tài liệu bán hàng hoặc nhập hồ sơ chính của khách hàng trong SD mà không có khu vực bán hàng. Bạn có thể đến màn hình tùy chỉnh cần thiết thông qua t-code OVXGN hoặc đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Assignment ➢ Sales And Distribution ➢ Set Up Sales Area. Khi bạn ở màn hình tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút New Entries để nhập các mục nhập khu vực bán hàng được yêu cầu.

Defining a Common Distribution Channel and Common Division

Bước tiếp theo trong việc thiết lập cấu trúc doanh nghiệp trong phâ hệ SD là xác định kênh phân phối chung và divisions chung. Trong các tình huống mà tổ chức bán hàng của bạn có nhiều kênh phân phối và nhiều bộ phận, cài đặt tùy chỉnh này thực sự hữu ích trong việc giảm nỗ lực bảo trì dữ liệu master và tránh trùng lặp dữ liệu master trong tổ chức bán hàng. Sử dụng tùy chỉnh kênh phân phối chung, bạn có thể xác định dữ liệu master cho một kênh phân phối và tất cả các kênh phân phối khác thuộc tổ chức bán hàng đó có thể sử dụng cùng một dữ liệu master . Bạn không phải tạo dữ liệu master một cách riêng biệt cho tất cả các kênh phân phối. Bảng dưới cho thấy sự phân công tùy biến này thông qua ví dụ về tổ chức bán hàng ABCD với kênh phân phối 01 và 02 chia sẻ dữ liệu chung. Hàng 1 trong cho thấy kênh phân phối 01 sử dụng dữ liệu master của riêng nó và hàng 2 cho thấy kênh phân phối 02 sử dụng bản ghi điều kiện và dữ liệu tổng thể về khách hàng / nguyên vật liệu được xác định cho kênh phân phối 01.

Tùy chỉnh division chung hoạt động theo cách tương tự đối với các bộ phận chia sẻ dữ liệu master.

Bạn có thể sử dụng t-code VOR1 hoặc theo đường dẫn menu IMG ➢ Sales And Distribution ➢ Master Data ➢ Define Common Distribution Channel để xác định kênh phân phối chung và bạn có thể sử dụng t-code VOR2 hoặc đường dẫn menu IMG ➢ Sales And Distribution ➢ Master Data ➢Define Common Division để thiết lập division chung.

Luôn nhớ thiết lập dữ liệu này bất kể việc thiết lập yêu cầu kinh doanh của bạn có cần kênh phân phối chung và division chung hay không. Bạn sẽ không thể tạo dữ liệu master bằng cách sử dụng khu vực bán hàng mà bạn vừa xác định nếu thiếu cài đặt tùy chỉnh này. Nếu bạn không có yêu cầu kinh doanh đòi hỏi một kênh phân phối chung và thiết lập bộ phận chung, hãy duy trì mục nhập trong VOR1 và VOR2 bằng cách giữ nguyên nguồn và mục tiêu, như trong ví dụ.

Setting Up a Sales Office

Trong SAP, bạn có thể duy trì các vị trí địa lý liên quan đến bán hàng khác nhau của tổ chức của mình bằng sales office (phòng kinh doanh). Bạn có thể thiết lập văn phòng kinh doanh trongSAP để đại diện cho chi nhánh văn phòng hoặc thậm chí một khu vực bán hàng. Bạn có thể đến màn hình tùy chỉnh cần thiết để xác định văn phòng bán hàng bằng cách sử dụng t-code OVX1 hoặc theo đường dẫn menu sau IMG ➢ Enterprise Structure ➢
Definition ➢ Sales And Distribution ➢ Maintain Sales Office. Khi bạn đang ở màn hình tùy chỉnh, nhấp vào nút New Entries để mở màn hình New Entries

• Sales Office: Tại đây, bạn nhập một mã nhận dạng số hoặc chữ và số gồm bốn ký tự là khóa chính cho sales office của bạn.
• Description: Tại đây, bạn nhập mô tả có ý nghĩa cho văn phòng bán hàng của mình. Các mô tả có thể dài tối đa 20 ký tự.
• Address button: Tại đây bạn nhập địa chỉ liên lạc cho sales office của bạn.

Khi bạn đã hoàn tất nhập sales office, bước tiếp theo là chỉ định sales office cho một sales area. Bạn có thể đến màn hình tùy chỉnh để chỉ định văn phòng bán hàng cho khu vực bán hàng bằng t-code OVXMN hoặc theo đường dẫn menu IIMG ➢
Enterprise Structure ➢ Assignment ➢ Sales And Distribution ➢ Assign Sales Office to Sales Area

Setting Up a Sales Group

Nhóm bán hàng đại diện cho nhóm các nhân viên bán hàng của bạn. Việc phân nhóm này thường được thực hiện trên cơ sở các lĩnh vực trách nhiệm. Ví dụ, bạn có thể có một nhóm nhân viên kinh doanh chỉ xin hợp đồng chính phủ và một nhóm khác giao dịch với mọi thứ khác. Bạn có thể thiết lập một nhóm bán hàng trong hệ thống SAP bằng cách sử dụng t-code OVX4 hoặc theo đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Definition ➢ Sales And Distribution ➢ Maintain Sales Group

• Sales Group: Tại đây, bạn nhập một mã nhận dạng số hoặc chữ và số gồm bốn ký tự là khóa chính cho sales group của bạn.
• Description: Tại đây, bạn nhập mô tả có ý nghĩa. Các mô tả có thể dài tối đa 20 ký tự.

Khi bạn đã xác định nhóm bán hàng, bước tiếp theo là chỉ định nhóm bán hàng cho các văn phòng kinh doanh mà từ đó nó có thể hoạt động. Bạn có thể đến màn hình tùy chỉnh cần thiết để chỉ định một nhóm bán hàng cho văn phòng bán hàng tương ứng bằng cách sử dụng t-code OVXJN hoặc theo đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Assignment ➢ Sales And Distribution ➢ Assign Sales Group To Sales Office

Configuring Plants

Trong SAP, một plant là một tổ chức thực thể trung tâm của hoạt động. Một plant có thể là cơ sở sản xuất, địa điểm tập kết nguyên vật liệu, hoặc thậm chí là cơ sở sửa chữa. Từ quan điểm của SAP SD, một nhà máy có thể được định nghĩa là một địa điểm dự trữ nguyên liệu từ nơi bạn có thể tìm nguồn cung cấp hàng hóa cho khách hàng của mình.

Bạn có thể đến màn hình tùy chỉnh cần thiết để xác định nhà máy bằng cách sử dụng mã t-code OX10 hoặc theo đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Definition ➢ Logistics General ➢ Define, Copy, Delete, Check Plant ➢ Define Plant.. Khi bạn ở màn hình tùy chỉnh, hãy nhấp vào Nút New Entries để mở màn hình New Entries.

• Plant: Tại đây, bạn nhập một mã nhận dạng số hoặc chữ và số gồm bốn ký tự là khóa chính cho plant của bạn.
• Name 1 / Name 2: Tại đây, bạn nhập mô tả có ý nghĩa. Các mô tả có thể dài tối đa 20 ký tự.

Assigning the Sales Organization and Distribution Channels to Plants

Sau khi plant được xác định, bước tiếp theo là chỉ định sự kết hợp của tổ chức bán hàng và kênh phân phối đến danh sách các nhà plant được phép từ nơi tổ chức bán hàng (Sales Org) có thể bán hàng hoá. Nếu bạn bỏ lỡ cài đặt này, bạn sẽ không thể để tạo đơn hàng trong SAP. Khi bạn tạo đơn hàng trong hệ thống SAP, SAP sẽ vào cài đặt tùy chỉnh này để tìm xem liệu có bất kỳ plant nào được chỉ định cho kết hợp giữa tổ chức bán hàng và kênh phân phối được sử dụng trong lệnh bán hàng. Nếu không tìm thấy mục nhập nào, SAP sẽ tạo ra một thông báo lỗi cho biết rằng nó không thể tìm thấy mục nhập cho plant.

Setting Up a Storage Location

Storage location (vị trí lưu trữ) trong SAP đại diện cho vị trí trong nhà máy nơi hàng hóa ở được lưu trữ. Nguồn hàng được duy trì ở mức này. Khi hàng hóa được nhận, hàng tại địa điểm lưu trữ tăng lên theo số lượng nhận được, và khi hàng hóa được bán, hàng tại địa điểm lưu trữ sẽ giảm theo số lượng được giao. Bạn xác định vị trí lưu trữ bằng t-code OX09 hoặc sử dụng đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Definition ➢ Materials Management ➢ Maintain Storage Location. Vị trí lưu trữ luôn được thiết lập đối với plant

Tóm tắt

Ở loạt bài viết này chúng ta đã tìm hiểu về cách thiết lập cấu trúc doanh nghiệp trong SAP SD. Chúng ta đã tìm hiểu các yếu tố khác nhau của cấu trúc doanh nghiệp, việc sử dụng chúng và sự sắp xếp trong cấu trúc. Có một thành phần quan trọng nữa của cấu trúc doanh nghiệp vẫn còn phải thảo luận được gọi là kiểm soát tín dụng và chúng tôi sẽ đề cập trong chi tiết trong bài viết khác​​​​​​​