Tự học SAP phân hệ Sales and Distribution (SD) - Phần 2: Tổ chức doanh nghiệp

Cấu trúc doanh nghiệp trong phân hệ SD của SAP thể hiện cấu trúc của bô phận kinh doanh và phân phối hàng hoá, dịch vụ trong doanh nghiệp. Để giúp bạn cấu trúc tổ chức này vào hệ thống SAP ERP, SAP cung cấp một tập hợp các khối xây dựng. Trong chương này, chúng ta sẽ thảo luận về các khối xây dựng này và chỉ ra cách sắp xếp chúng để thiết lập cấu trúc doanh nghiệp SD.

Tổng quan

Cấu trúc doanh nghiệp của phân hệ SD trong SAP ERP đại diện cho cấu trúc của bộ phận bán hàng và phân phối của doanh nghiệp. Để thực hiện cấu trúc này vào hệ thống SAP ERP, bạn có thể sử dụng các khối module chuẩn do SAP cung cấp. Bạn cần sử dụng sales organization để quản lý thông tin về bộ phận bán hàng trên hệ thống SAP; distribution channels đại diện cho các kênh bán hàng đang được doanh nghiệp sử dụng để phân phối hàng hóa ra thị trường; divisions đại diện cho các bộ phận bán hàng theo sản phẩm khác nhau tồn tại trong doanh nghiệp; sales areas để xác định mối quan hệ giữa đơn vị bán hàng, các kênh phân phối và bộ phận sản phẩm; sales offices, sales groups, và sales districts đại diện cho các văn phòng, nhóm bán hàng,..; và sales employee masters (từ phân hệ HCM) để biểu thị các nhân viên bán hàng và vị trí của họ trong cấu trúc phân cấp. Yếu tố tổ chức để thiết lập nhà máy và plant đại diện cho các yếu tố tổ chức khác như vị trí lưu trữ, điểm vận chuyển / nhận hàng và điểm bốc hàng, giúp bạn thiết lập cơ cấu phân phối. Cấu trúc này xác định vị trí và cách thức hàng hóa sẽ được lưu trữ và cách chúng được vận chuyển đến khách hàng. Cả tổ chức bán hàng và nhà máy đều được gán cho mã công ty để các bút toán kế toán từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, cũng như các bút toán kết quả từ việc luân chuyển vật liệu trong nhà máy, được ghi vào sổ kế toán. Cuối cùng, nhà máy được chỉ định cho sự kết hợp của tổ chức bán hàng và kênh phân phối, cho phép tổ chức bán hàng sử dụng cơ cấu nhà máy được giao khi phân phối hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng và hoàn thành việc thiết lập cấu trúc doanh nghiệp điển hình trong ứng dụng SAP SD.

Cấu trúc doanh nghiệp trong SAP SD không tồn tại riêng lẻ. Nó cũng có sự phụ thuộc với cấu trúc doanh nghiệp từ các mô-đun khác. Sự phụ thuộc vào kế toán tài chính và cấu trúc quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc sử dụng nguyên vật liệu trong đơn hàng SD cũng như việc hạch toán các giao dịch bán hàng. Vì vậy, trước khi thiết lập cấu trúc SD của mình, bạn nên làm việc với chuyên gia tư vấn của SAP FICO để đảm bảo rằng mã công ty, danh mục tài khoản, năm tài chính và các tùy chỉnh cấu trúc doanh nghiệp khác liên quan đến ứng dụng kế toán tài chính của SAP ERP đã được thiết lập trước.

Company code đại diện cho pháp nhân của doanh nghiệp, chart of accounts đại diện cho các tài khoản sổ cái mà bạn sẽ sử dụng để gửi giao dịch bán hàng chokế toán và fiscal year đại diện cho năm báo cáo tài chính cho company code của bạn. Thiết lập tối thiểu bạn cần trước khi có thể bắt đầu thiết lập cấu trúc doanh nghiệp SD là company code và fiscal year . 

Thiết lập cấu trúc doanh nghiệp là nền tảng của việc triển khai SAP. Do đó, điều cần thiết là bạn phải phân tích cẩn thận cấu trúc tổ chức của khách hàng trước khi đưa nó vào hệ thống SAP ERP. Bạn cần hiểu thực thể bán hàng của mình được cấu trúc như thế nào và hoạt động của nó như thế nào bằng cách xem xét xem nó là tập trung hay phi tập trung; những sản phẩm mà tổ chức bán hàng kinh doanh; việc bán hàng được thực hiện như thế nào (trực tiếp hoặc thông qua đối tác); các phương thức phân phối hàng hóa cho khách hàng là gì; có bao nhiêu nhà máy / trung tâm phân phối và chúng thuộc về vị trí địa lý nào; cơ cấu của đội bán hàng; vị trí địa lý (có bao nhiêu khu vực, lãnh thổ, văn phòng kinh doanh và văn phòng chi nhánh); và loại báo cáo nội bộ, báo cáo MIS và báo cáo bên ngoài (nếu có) được tạo ra. Một lời khuyên tốt là phân tích các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp và vẽ sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp ra giấy trước khi áp dụng vào hệ thống SAP.

Setting Up the Enterprise Structure

Việc thiết lập cấu trúc doanh nghiệp đòi hỏi hai loại hoạt động. Bạn bắt đầu với hoạt động định nghĩa và hoàn thành thiết lập với hoạt động gán. Hình dưới mô tả hướng dẫn triển khai (IMG) cho việc tùy chỉnh SAP, hiển thị đường dẫn menu các hoạt động định nghĩa và gán để thiết lập cấu trúc doanh nghiệp trong SAP ERP. Mỗi hoạt động này được chia thành nhiều lĩnh vực ứng dụng khác nhau như quản lý nguyên vật liệu (MM), thực hiện hậu cần (LE) và kế toán tài chính (FICO), để kể tên một số lĩnh vực. Để thiết lập cấu trúc doanh nghiệp SD, trước tiên chúng ta cần xác định các yếu tố cấu trúc SD trong hoạt động định nghĩa cho SD. Sau đó, chúng ta cần chỉ định các yếu tố này cho nhau để tạo thành cấu trúc doanh nghiệp bằng cách sử dụng thao tác gán. Hãy bắt đầu với việc thành lập một tổ chức bán hàng

Setting Up the Sales Organization

Bước đầu tiên trong việc thiết lập cấu trúc bán hàng trong SAP là thiết lập một tổ chức bán hàng (sales organization). Tổ chức bán hàng trong SAP đại diện cho pháp nhân bán hàng của daonh nghiệp khách hàng mà bạn triển khai. Đây là cấp cao nhất trong cấu trúc doanh nghiệp SD và là cấp mà tất cả các khối xây dựng khác được chỉ định. Một tổ chức bán hàng có dữ liệu tổng thể của riêng mình. Tất cả các giao dịch liên quan đến bán hàng được thực hiện trong khuôn khổ của một tổ chức bán hàng. Khi bạn tạo tổng thể khách hàng hoặc tổng thể document, bạn phải cung cấp cho tổ chức bán hàng mà bạn đang tạo dữ liệu chính này. Dữ liệu này cũng được sử dụng trong lúc khai báo tổ chức bán hàng khi tạo đơn đặt hàng trong SAP. Trong quá trình xử lý bán hàng, thông tin tổ chức bán hàng được sao chép từ đơn đặt hàng đến giao hàng đến thanh toán và cũng giúp bạn xác định mã công ty trong khi giao dịch bán hàng được gửi lên kế toán.

Luôn luôn nên giữ số lượng tổ chức bán hàng ở mức tối thiểu. Bạn chỉ nên tạo nhiều tổ chức bán hàng khi hai hoặc nhiều tổ chức bán hàng hoạt động trên cơ sở hoàn toàn độc lập hoặc khi có yêu cầu pháp lý về việc có nhiều tổ chức bán hàng. Ví dụ: một tổ chức điều hành hoạt động bán hàng từ nhiều quốc gia có thể có một tổ chức bán hàng cho mỗi quốc gia nơi tổ chức đó hoạt động. Sau đó, mỗi tổ chức bán hàng này sẽ được gán cho các mã công ty đã được thiết lập cho các quốc gia đó.

Defining a Sales Organization

Để tạo tổ chức bán hàng của riêng bạn, hãy sử dụng T-code OVX5 hoặc theo đường dẫn IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Definition ➢ Sales And Distribution. Bấm vào nút Execute bên cạnh Define, Copy, Delete, Check Sales Organization. 

Thông tin chi tiết sale org gồm các trường cơ bản như sau

• Sales Organization: Tại đây, bạn cung cấp mã nhận dạng gồm bốn ký tự và mô tả cho tổ chức bán hàng của mình. Trường này là chữ và số, có nghĩa là bạn có thể xác định khóa định danh chỉ với số, chỉ bảng chữ cái hoặc với sự kết hợp của số và bảng chữ cái.
• Statistics Currency: Tại đây, bạn đặt đơn vị tiền tệ thống kê mặc định cho doanh số của mình cơ quan. Khi bạn tạo thống kê bán hàng, hệ thống sử dụng đơn vị tiền tệ này để báo cáo thống kê. Vì là mặc định, đơn vị tiền tệ này có thể bị ghi đè trong quá trình báo cáo thống kê.
• Content for form text modules: Address Text Name, Letter Header Text, Footer Lines Text, Greeting Text Name, vàText SDS Sender là các trường thông tin được in kèm theo các văn bản như đơn hàng, hóa đơn, xác nhận đơn hàng
• RefSorg SalesDoc Type: Trường này thiết lập tham chiếu giữa hai tổ chức bán hàng có chung một phân công loại tài liệu bán hàng. Nếu bạn tạo tổ chức bán hàng của bạn bằng cách sao chép từ một tổ chức bán hàng hiện có, trường sẽ tự động được điền với số tổ chức bán hàng nguồn từ đó bạn đã sao chép
• Cust. Inter-co. Bill. Tại đây, bạn nhập số khách hàng liên công ty cho tổ chức bán hàng của mình. Mình sẽ thảo luận vấn đề này ở bài viết khác
• Sales Org. Calendar. Tại đây bạn nhập lịch xuất xưởng cho tổ chức bán hàng của bạn. Lịch xuất xưởng trong SAP SD xác định ngày làm việc và ngày không làm việc để của nhà máy / nhà máy / quốc gia của bạn và kiểm soát các hoạt động vận chuyển và thanh toán. Phần này cũng sẽ có 1 bài viết cụ thể
• Rebate Proc. Active Kích hoạt giảm giá ở cấp tổ chức bán hàng là một trong các điều kiện tiên quyết để xử lý chiết khấu trong SAP.

Sau cùng là lưu trữ thông tin

Defining a Sales Organization bằng phương pháp copy

Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu việc khai báo tổ chức bán hàng bằng tay. Trong phần này, chúng ta sẽ đề cập đến việc Sao chép, Xóa, Kiểm tra Dữ liêu. Hãy nhớ rằng với tùy chọn sao chép này, không chỉ dữ liệu địa chỉ mà còn cả các nhiệm vụ tồn tại cho tổ chức bán hàng nguồn cũng được sao chép sang tổ chức bán hàng đích. Điều này bao gồm phân công kênh phân phối cho tổ chức bán hàng, phân công bộ phận cho tổ chức bán hàng, nhà máy cho tổ chức bán hàng và thậm chí cả các loại tài liệu bán hàng cho tổ chức bán hàng. Nói cách khác, tùy chọn sao chép này sao chép toàn bộ cấu trúc tổ chức bán hàng từ tổ chức bán hàng nguồn đến tổ chức bán hàng mục.

Assigning a Sales Organization to a Company Code

Khi tổ chức bán hàng đã được xác định, bước tiếp theo trong quá trình thiết lập là gán tổ chức bán hàng cho một mã công ty. Để thực hiện thao tác này bạn có thể sử dụng T-code OVX3N hoặc theo đường dẫn menu IMG ➢ Enterprise Structure ➢ Assignments ➢ Sales And Distribution ➢ Assign Sales Organization To Company Code. Trong khi đăng giao dịch thanh toán vào kế toán, hệ thống SAP ERP sử dụng nhiệm vụ này để xác định mã công ty mà kế toán đăng bán hàng cần được gửi

Tạm kết

Trong phần bài viết này mình đã giới thiệu sơ về tố chức doanh nghiệp trên hệ thống SAP phân hệ SD cũng như là giới thiệu về cách khai báo thông tin về tổ chức bán hàng. Nội dung về phần này vẫn còn và mình sẽ tiếp tục ở bài viết tiếp theo