Tự học SAP phân hệ MM - Phần 2: Tổ chức doanh nghiệp (phần cuối)

Trong bài này chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về cấu trúc doanh nghiệp trong phân hệ MM. Trong phần bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu các khái niệm còn lại của phần này gồm có Storage Location, Purchasing Organization và Purchasing Groups

Sau cấp plant, cấp tiếp theo trong cấu trúc vật lý được xác định trong MM là vị trí lưu trữ (storage location). Vị trí lưu trữ là vị trí thực hoặc ảo để lưu trữ vật liệu. Mỗi vị trí lưu trữ được chỉ định cho một plant. Bạn có thể chỉ định nhiều vị trí lưu trữ cho một plant, nhưng bạn không thể chỉ định một vị trí lưu trữ cho nhiều plant. Bây giờ trước tiên hãy xác định một vị trí lưu trữ và sau đó chỉ định nó cho một plant.

What Is a Storage Location?

Trong các hệ thống của mình, SAP xác định vị trí lưu trữ là nơi lưu trữ vật lý trong plant. Ít nhất một vị trí lưu trữ sẽ luôn được xác định cho một plant. Vị trí lưu trữ là mức định nghĩa vị trí thấp nhất trong phân hệ MM. Về vị trí lưu trữ thực, không có quy tắc thiết lập nào giới hạn diện mạo của nó. Một số khách hàng của SAP có thể có hệ thống giám sát hàng tồn kho được phát triển cao để xác định duy nhất một vị trí thực tế, thùng lưu trữ, sân trống, bồn chứa, khay, ngăn kéo, tủ, v.v., là vị trí chứa hàng tồn kho tách biệt với hàng tồn kho khác. Tùy thuộc vào kích thước vật lý của các vật liệu liên quan, vị trí lưu trữ có thể nhỏ bằng thùng 5 cm3 hoặc lớn bằng toàn bộ tòa nhà.

Một số khách hàng có thể không có hệ thống kiểm kê phức tạp và bạn có thể đang làm việc với một vị trí không có định nghĩa lưu trữ rõ ràng. Đánh giá trạng thái hiện tại của bộ lưu trữ của bạn và đánh giá các đề xuất tái cấu trúc lại cơ sở lưu trữ của bạn là những công việc thích hợp trước khi cố gắng xác định vị trí lưu trữ. Ví dụ, khi thời gian thực hiện liên quan đến các hoạt động hoặc bước sản xuất khác nhau, các vị trí lưu trữ được tạo ra trên tầng cửa hàng (tầng sản xuất) để lưu trữ nguyên liệu bán thành phẩm hoặc bán thành phẩm.

Trong các tình huống thực tế, hầu hết khách hàng thích có các địa điểm lưu trữ khác nhau cho các loại nguyên liệu khác nhau (ví dụ: địa điểm lưu trữ nguyên liệu thô, địa điểm lưu trữ bán thành phẩm, địa điểm lưu trữ thành phẩm và địa điểm lưu trữ phế liệu). Hãy xem xét một ví dụ thực tế liên quan đến một công ty sản xuất dược phẩm hàng đầu. Công ty đã tạo ra một địa điểm lưu giữ hàng hóa hết hạn sử dụng ngoài các địa điểm lưu giữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, phụ tùng thay thế. Ngay sau khi đạt đến ngày hết hạn sử dụng (SLED) của nguyên liệu, nguyên liệu được di chuyển tự động, thông qua công việc theo lô, từ vị trí lưu trữ hàng hóa thành phẩm đến vị trí lưu trữ hàng hóa hết hạn sử dụng. Việc dự trữ hàng hóa hết hạn sử dụng ở địa điểm không được xem xét cho mục đích lập kế hoạch, nói cách khác, không được đưa vào kế hoạch tồn kho và nhu cầu

Vị trí lưu trữ có các thuộc tính sau:

• Một hoặc nhiều vị trí lưu trữ có thể tồn tại trong một plant. Ví dụ, một nhà máy ở Long An có thể có nhiều địa điểm lưu trữ riêng biệt, chẳng hạn như đối với nguyên liệu thô, bán thành phẩm và phế liệu.
• Vị trí lưu trữ có mô tả và ít nhất một địa chỉ.
• Có thể lưu trữ dữ liệu vật liệu cụ thể cho một vị trí lưu trữ.
• Các kho dự trữ chỉ được quản lý trên cơ sở số lượng chứ không phải trên cơ sở giá trị ở cấp vị trí lưu trữ. (Định giá ở cấp plant hoặc company code)
• Kiểm kê vật chất (kiểm tra tồn kho) được thực hiện ở cấp độ vị trí lưu trữ.
• Vị trí lưu trữ có thể được gán cho một số kho trong quản lý kho (WM). Bạn có thể chỉ định nhiều vị trí lưu trữ cho cùng một kho số trong một nhà máy.
• Vị trí lưu trữ luôn được tạo cho một plant và không thể được tạo ra độc lập với plant.

Purchasing Organization

Bộ phận mua hàng của một công ty có thể là một người gọi điện cho các nhà cung cấp theo cách thủ công hoặc có thể bao gồm hàng trăm đại lý mua hàng trên toàn thế giới sử dụng phương thức mua hàng dựa trên Internet. Như vậy, tổ chức mua hàng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu.

What Is a Purchasing Organization?

Chức năng mua hàng của từng doanh nghiệp sử dụng hệ thống SAP có thể đi từ khá đơn giản đến rất phức tạp. Các khách hàng lớn nhất của SAP có thể chi hàng trăm triệu đô la để mua hàng mỗi năm và có một bộ phận mua hàng phức tạp hoạt động ở nhiều cấp độ khác nhau, từ mua sắm toàn cầu chiến lược đến các mối quan hệ với nhà cung cấp cấp thấp. SAP có thể được định nghĩa để cho phép phản ánh chính xác tất cả các bộ phận mua hàng.

Tổ chức mua hàng được định nghĩa đơn giản là một nhóm các hoạt động mua hàng liên quan đến toàn bộ hoặc một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp.

Types of Purchasing Organizations

Một số loại tổ chức mua hàng được sử dụng, bao gồm cả cấp doanh nghiệp, công ty và nhà máy. Một tổ chức mua hàng tham chiếu cũng có thể được xác định. Hãy xem sơ qua từng loại trong số những loại này.

• Plant-Specific Purchasing Organization

Giả sử bạn có các bộ phận mua hàng riêng biệt cho từng plant và mỗi bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm thương lượng với các nhà cung cấp, tạo hợp đồng và phát hành đơn đặt hàng. Kịch bản này được gọi là một tổ chức mua hàng dành riêng cho plant. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần xác định tổ chức thu mua cho từng plant trong hệ thống SAP và sau đó chỉ định các tổ chức thu mua này cho các plant tương ứng của họ. Ví dụ: giả sử khách hàng của bạn có hai mã công ty khác nhau và mỗi mã công ty có các plant được chỉ định cho nó. Mã công ty 1 có hai plant và mã công ty 2 có một plant. Ngoài ra, mỗi plant có một tổ chức thu mua riêng biệt. Tổ chức thu mua 1, tổ chức thu mua 2 và tổ chức thu mua 3 lần lượt được chỉ định cho plant 1, plant 2,...

• Cross-Plant Purchasing Organization

Trong trường hợp này, một bộ phận mua hàng duy nhất chịu trách nhiệm về các hoạt động mua sắm cho nhiều nhà máy. Trong trường hợp này, bạn cần tạo một tổ chức thu mua chịu trách nhiệm về nhiều nhà máy trong cùng một mã công ty. ​​​​​​​

• Cross-Company Code/Corporate Group-Wide Purchasing Organization

Một số khách hàng chỉ có một tổ chức thu mua cho các hoạt động thu mua của nhiều nhà máy ở các mã công ty khác nhau. Ví dụ: giả sử khách hàng của bạn có hai mã công ty khác nhau và mỗi mã có một hoặc nhiều nhà máy được chỉ định cho nó. Mã công ty 1 có hai nhà máy và mã công ty 2 có một nhà máy. Tổ chức thu mua 1 được giao nhà máy 1, nhà máy 2, nhà máy 3 mã doanh nghiệp 1 và mã doanh nghiệp 2.

• Reference Purchasing Organization

Một số khách hàng có thể gặp tình huống trong đó một bộ phận mua hàng tập trung ở cấp tập đoàn chịu trách nhiệm đàm phán và tạo ra các thỏa thuận toàn cầu. Các thỏa thuận này được sử dụng bởi các tổ chức mua hàng địa phương để tạo đơn đặt hàng. Kịch bản kinh doanh này giúp các công ty thương lượng giá tốt hơn do lượng mua lớn. Trong hệ thống SAP, tổ chức mua hàng như vậy được gọi là tổ chức mua hàng tham chiếu.

• Standard Purchasing Organization

​​​​​​​SAP cũng cung cấp một tổ chức mua hàng tiêu chuẩn, có thể được sử dụng để tạo đơn đặt hàng mua tự động. Trong quá trình tạo đơn đặt hàng tự động, hệ thống cần tìm tổ chức mua hàng. Hệ thống lấy mã nhà máy từ yêu cầu mua và từ hệ thống mã nhà máy, xác định tổ chức thu mua tiêu chuẩn (vì tổ chức thu mua tiêu chuẩn được chỉ định cho nhà máy). Cuối cùng, một đơn đặt hàng được tạo.

Purchasing Groups

Nhóm thu mua có thể được định nghĩa là một người (hoặc một nhóm người) xử lý một nguyên vật liệu nhất định (hoặc một nhóm nguyên liệu) được mua bởi tổ chức thu mua

Tổng kết

Trong loạt bài viết này, bạn đã thấy rằng kiến thức về cấu trúc tổ chức trong SAP rất quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong một dự án triển khai SAP. Mỗi công ty sẽ tạo ra phiên bản SAP của riêng mình, bao gồm (CTS) và các yếu tố kỹ thuật khác. Việc hiểu các yếu tố này và cách công ty của bạn áp dụng chúng cũng như các nguyên tắc của cấu trúc MM là điều quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc với hệ thống SAP, cho dù với tư cách là nhà tư vấn MM hay khi đang tư vấn về cơ cấu tổ chức.