Tự học SAP phân hệ Sales and Distribution (SD) - Phần 3: Master Data trong phân hệ SD

Master data là bất kỳ thông tin nào đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Nó có thể bao gồm dữ liệu về khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, sản phẩm, v.v. Dữ liệu chính thường được chia sẻ bởi nhiều người dùng và nhóm. Vì thế, điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến của toàn bộ tổ chức khi bạn thiết lập.

Master data có nhiều loại. Customer master (tạm dịch là master data về khách hàng) và material master (tạm dịch là master data hàng hóa - vật liệu) là những loại quan trọng nhất và là trọng tâm của cuộc thảo luận của chúng ta trong loạt bài viết này. Trong các bài viết tiếp theo về chủ đề này mình đều sẽ đề cập về master data. Các master data khác, chẳng hạn như master data về giá, master data đầu ra, master data văn bản, thông tin khách hàng - vật liệu và xác định vật liệu, sẽ được đề cập trong loạt bài này

Customer Master

Customer master là một bản ghi dữ liệu chứa tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, đại lý hoặc bất kỳ đối tác kinh doanh nào khác có liên quan đến doanh nghiệp. Một bản ghi dữ liệu master chia sẻ và cập nhật trong toàn doanh nghiệp. Dữ liệu tCustomer master được sử dụng và cập nhật bởi bộ phận bán hàng (duy trì các nhóm khách hàng, sở thích, phân loại, v.v.) và bộ phận tài chính / kế toán (quan tâm nhiều hơn đến những thứ như chi tiết ngân hàng, phân loại tín dụng và tài khoản số). Dữ liệu chung — chẳng hạn như tên và địa chỉ của khách hàng — được sử dụng tập trung. Dựa trên yêu cầu này, SAP cấu trúc dữ liệu tổng thể của khách hàng thành ba phần:

• Dữ liệu chung, chung cho toàn bộ tổ chức
• Dữ liệu bán hàng, dành riêng cho một khu vực bán hàng
• Dữ liệu công ty, dành riêng cho từng công ty

Phân chia này cho phép bạn dễ dàng hơn trong phân quyền thao tác dữ liệu và tổ chức thông tin của khách hàng.

Common Terms in Customer Master Data

Trước khi tiến hành cách thiết lập master data về khách hàng, bạn cần hiểu partner function và account group là gì.

Partner Functions

Trong mỗi giao dịch mua bán, các nhóm hoặc cá nhân khác nhau có thể có những vai trò và trách nhiệm khác nhau. Ví dụ, đối với khách hàng, bên đặt hàng có thể khác với bên nhận. Ngoài ra, hóa đơn có thể cần chuyển đến địa chỉ khác với địa chỉ của người thanh toán. Do đó, bạn phải ánh xạ tất cả các vai trò khác nhau này trong hệ thống, chúng được gọi là các chức năng đối tác. Khi bạn tạo dữ liệu master data về khách hàng, bạn cũng chỉ định các vai trò mà khách hàng sẽ đóng. Sau đó, SAP sao chép thông tin này vào tất cả các document liên quan đến bán hàng cho khách hàng này. Do đó, bạn có thể đảm bảo rằng giao hàng được vận chuyển đến đsung nơi của bên giao hàng và người thanh toán chính xác được lên lịch thanh toán.

Các vai trò đối tác sau được sử dụng thường xuyên nhất:

• Sold-to party (AG)
• Ship-to party (AU)
• Bill-to party (RE)
• Payer (RG)

Chúng ta sẽ khảo sát phần này kỹ hơn trong 1 bài viết khác cụ thể hơn

Account Groups

Mỗi partner functions được chỉ định cho một nhóm tài khoản (account group). Nhóm tài khoản chủ yếu được sử dụng để kiểm soát các màn hình và trường cần thiết để duy trì dữ liệu cho từng khách hàng, dựa trên vai trò của khách hàng. Như bạn sẽ thấy trong các phần tiếp theo, bạn có thể kiểm soát một số cài đặt quan trọng dựa trên nhóm tài khoản.

Create Customer Master Data

Đường dẫn truy cập customer master data là SAP Menu ➢ Logistics ➢ Sales and Distribution ➢ Master Data ➢ Business Partner ➢ Customer. Trong Business Partner , các menu cho phép bạn tạo hoặc thay đổi các đối tác kinh doanh như đối tác bán hàng (sales partners) và đại lý giao nhận.(forwarding agents)

Bạn có thể sử dụng ba T-code sau để tạo và cập nhật dữ liệu của khách hàng:

• XD01 cung cấp cho bạn tất cả các quyền liên quan đến dữ liệu chính của khách hàng. Do đó, đây là T - code mà chỉ một số cá nhân trong tổ chức được phép sử dụng.
• VD01 hạn chế người dùng duy trì dữ liệu khu vực bán hàng và thông tin chung, ngăn chặn quyền truy cập vào dữ liệu mã công ty.
• FD01 cho phép người dùng duy trì thông tin chung và dữ liệu mã công ty, ngăn chặn việc truy cập vào dữ liệu bán hàng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ làm việc với XD01.

Khi bạn nhập t-code, màn hình như hình dưới sẽ hiển thị. Chỉ định khu vực bán hàng và mã công ty cho dữ liệu đang được thiết lập. Để tiến hành thiết lập dữ liệu, bạn luôn có thể sao chép dữ liệu từ hồ sơ khách hàng hiện có. Trong tab Tham chiếu của màn hình hiển thị trong hình, bạn có thể nhập bất kỳ số lượng khách hàng hiện tại nào và chỉ định khu vực bán hàng. Các trường dữ liệu sẽ được sao chép từ khách hàng tham khảo. Sau đó, bạn có thể thay đổi chúng theo yêu cầu.

Dữ liệu tổng thể về khách hàng được chia thành ba khu vực:

Phần General Data (dữ liệu chung) có các thông tin phổ biến như Address (Địa chỉ), chứa chi tiết tên và thông tin liên hệ, control data (chẳng hạn như ngành, khu vực giao thông và thông tin thuế), payment transaction (chi tiết ngân hàng và chi tiết thẻ thanh toán), marketing (Nielsen ID và phân loại khác), và các tab khác dựa trên mức độ liên quan đến doanh nghiệp.

Phần Sales Area Data có các tab là Sales (chứa thông tin về các nhóm bán hàng, phân loại giá cả, v.v.), Shipping (kiểm soát các mục như mức độ ưu tiên giao hàng, điều kiện giao hàng, v.v.), Billing (để phân loại thuế, Incoterms, v.v.) và Partner Functions

Phần Company Code Data có các tab là Account Management (chi tiết tài khoản đối chiếu) Payment Transactions, Correspondence và Insurance.

One-Time Customers

Trong thực tế một số khách hàng phát sinh giao dịch với công ty một lần trong đời. Do đó, không bắt buộc phải thiết lập các loại khách hàng này. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể thiết lập hồ sơ tổng thể của khách hàng một lần. Trong kiểu tổng thể khách hàng này, bạn không nắm bắt được bất kỳ dữ liệu nào cụ thể cho một khách hàng. Điều này làm cho dữ liệu master của khách hàng có thể tái sử dụng. Cụ thể, cùng một số khách hàng có tên và thông tin địa chỉ khác nhau trong chứng từ liên quan  bán hàng khác nhau và bất cứ khi nào bạn sử dụng mã khách hàng hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập tên và địa chỉ thực của khách hàng đặt đơn hàng cụ thể này. Vì dữ liệu này chỉ được lưu trữ trong các chứng từ bán hàng hiện tại, bạn có thể sử dụng lại mã khách hàng. Một trong những quy trình kinh doanh phổ biến mà khách hàng vãng lai (one-time customers) được sử dụng là bán hàng bằng tiền mặt thông thường. Vì khách hàng thanh toán ngay cho sản phẩm hoặc dịch vụ nên không cần theo dõi và lưu giữ hồ sơ để sử dụng trong tương lai.

Maintaining Customer Master Records

Các T-code sau đây giúp bạn quản lý thông tin khách hàng hiện có trong hệ thống:

• Change Customer Master (VD02, XD02, FD02): Đây là các t-code thay đổi hoặc cập nhật màn hình chính của khách hàng. Như đã thảo luận trước đó, mỗi mã này kiểm soát quyền truy cập vào một số hoặc tất cả các tab dữ liệu.
• Display Customer Master (VD03, XD03, FD03): Các t-code này cho phép người dùng để hiển thị dữ liệu chính mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó.
• Block A Customer (VD05): Giao dịch này được sử dụng để chặn khách hàng giao dịch kinh doanh với doanh nghiệp của bạn.
• Flag For Deletion (VD06):  Bạn có thể đánh dấu xóa khách hàng T - code này
• Change Account Group (XD07):  T-code này hỗ trợ bạn nâng cấp khách hàng ở vai trò lớn hơn hoặc nhiều vai trò, bạn có thể thay đổi nhóm tài khoản của nó

Customizing Customer Master Data

Chúng ta đã thảo luận về cách tạo và cập nhật dữ liệu master data của khách hàng, phần tiếp theo chúng ta sẽ đề cập đến các cài đặt tùy chỉnh khác nhau mà bạn cần kiểm soát.

Defining Account Groups

SAP đi kèm với một tập hợp các nhóm tài khoản tiêu chuẩn đáp ứng hầu hết các yêu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tách các nhóm khách hàng khác nhau với phạm vi số lượng hoặc bố cục màn hình khác nhau, bạn có thể tạo các nhóm tài khoản bổ sung. Đối với mỗi nhóm tài khoản, bạn có thể kiểm soát việc thiết lập các màn hình, trường và thuộc tính khác nhau. Nếu bạn cần thiết lập nhóm tài khoản tùy chỉnh, hãy sử dụng đường dẫn sau: IMG ➢ Financial Accounting ➢ Account Receivable and Account Payable ➢Customer Accounts ➢ Master Data ➢ Preparation For Creating Customer Master Data ➢ Define Account Groups With Screen Layouts. 

Defining Account Groups and Field Selection for Customers (OVT0)

Đối với mỗi nhóm tài khoản, bạn có thể tùy chỉnh màn hình, đánh dấu các trường là bắt buộc hoặc tùy chọn, và thậm chí ẩn chúng. Mục đích của bước này là chỉ giữ lại những trường có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.