Tản mạn về ERP - Phần 3: Những thách thức trong triển khai

Giá trị mà ERP mang lại đã được khẳng định từ lâu, vậy lý do vì sao doanh nghiệp vẫn chưa sẵn sàng cho việc ứng dụng giải pháp này vào vận hành công ty? Bởi lý do để triển khai thành công một dự án ERP doanh nghiệp phải đối mặt khá nhiều thách thức và khó khăn, những thách thức đó là gì? Hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết này nha

Những thách thức "kinh điển"

• It’s a lot of work - Nó quá nhiều việc​​​​​​​

Triển khai ERP như một tập hợp các quy trình ra quyết định mới là một công việc chính liên quan đến nhiều người trong toàn công ty, bao gồm cả quản lý chung. Về bản chất, toàn bộ công ty phải học cách đối phó với các vấn đề cung và cầu theo một cách mới. Tốc độ của luồng thông tin với phần mềm doanh nghiệp kết hợp với cách tiếp cận mới của ERP đối với tất cả các hệ thống lập kế hoạch và thực thi thể hiện một sự thay đổi lớn trong tư duy của công ty — và điều đó có nghĩa là rất nhiều công việc. ​​​​​​​

• It’s a do-it-yourself project - Nó là một dự án tự làm

​​​​​​​Việc triển khai thành công được thực hiện trong nội bộ. Nói cách khác, tất cả các công việc liên quan phải được thực hiện bởi chính những người của công ty. Không thể chuyển trách nhiệm cho người ngoài, chẳng hạn như nhà tư vấn hoặc nhà cung cấp phần mềm. Điều đó đã được thử nhiều lần và không hoạt động tốt chút nào. Các nhà tư vấn có thể có vai trò thực sự trong việc cung cấp kiến thức chuyên môn nhưng chỉ những người của công ty mới hiểu rõ về công ty và có quyền thay đổi cách thức thực hiện công việc.

Khi trách nhiệm thực hiện được tách rời khỏi trách nhiệm vận hành, ai có thể chịu trách nhiệm về kết quả? Nếu không có kết quả, người triển khai có thể cho rằng người dùng đang vận hành nó không đúng cách, trong khi người dùng có thể nói rằng nó không được xử lý chính xác. Hầu như không có ngoại lệ, những công ty đã trở thành Hạng A hoặc B và đạt được lợi ích, mấu chốt lớn nhất là những công ty đó người dùng đã triển khai ERP cho chính họ. Do đó nguyên tắc chính ở đây là:

IMPLEMENTERS = USERS

Những người triển khai các công cụ khác nhau trong ERP cần phải là những người sẽ vận hành các công cụ đó sau khi chúng được triển khai.

• It’s not priority number one - Nó không được ưu tiên số một

​​​​​​​Vấn đề là, những người cần làm việc đó vốn đã rất bận rộn với ưu tiên hàng đầu của họ: nhận đơn đặt hàng của khách, giao hàng, đáp ứng bảng lương, giữ thiết bị hoạt động, vận hành doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động khác phải được cấp dưới đảm bảo vận hành. Việc triển khai ERP không thể là ưu tiên số một, nhưng nó cần được coi là ưu tiên cao trong công ty, tốt nhất là ưu tiên số hai, ngay bên dưới việc vận hành doanh nghiệp.

Những yếu tố "bên lề"

• It’s people-intensive - Nó tập trung vào con người

​​​​​​​ERP thường bị hiểu nhầm là một hệ thống máy tính. Không phải như vậy. Đó là một hệ thống con người được tạo ra nhờ phần mềm máy tính và phần cứng.

• It requires top management leadership and participation. - Nó đòi hỏi sự thống nhất và tham gia của lãnh đạo cao nhất.

​​​​​​​Nếu mục tiêu thực sự là để điều hành doanh nghiệp tốt hơn, thì tổng giám đốc và nhân viên phải tham gia sâu vào vì họ và chỉ họ mới có đòn bẩy thực sự đối với cách thức quản lý doanh nghiệp. Những thay đổi được thực hiện ở cấp thấp hơn trong tổ chức sẽ không thành vấn đề nếu ở cấp cao nhất đó vẫn là hoạt động kinh doanh bình thường. Bob Stahl nói: “Tôi thấy rằng ưu tiên đến từ một nhà lãnh đạo hiểu rằng ERP gắn liền với thành công trong tương lai của họ. Nó trở thành một phần của ‘mệnh lệnh chiến lược’ được xác định của họ.”

• It involves virtually every department within the company. - Nó liên quan đến hầu hết mọi bộ phận trong công ty

​​​​​​​Chỉ bộ phận sản xuất hoặc logistic hoặc nguyên vật liệu mới có tham gian thì không đủ. Hầu như tất cả các bộ phận trong công ty đều phải tham gia sâu vào việc triển khai ERP, những người được đề cập, tiếp thị, kỹ thuật, bán hàng, tài chính và quản lý nguồn nhân lực.

• It requires people to do their jobs differently. - Nó yêu càu mọi người làm công việc của chính học theo một cách khác

​​​​​​​Hầu hết các công ty triển khai ERP đều phải trải qua những thay đổi lớn về hành vi để thành công. ERP yêu cầu một bộ giá trị mới. Nhiều thứ phải được thực hiện theo cách khác, và loại chuyển đổi này là không bao giờ dễ dàng đạt được.

Nhiều người trong ban quản lý nói chung sẽ cho rằng một sự thay đổi phần mềm lớn như ES là đủ để đạt được những kết quả lớn. Trên thực tế, hệ thống này chỉ đơn giản là di chuyển nhiều thông tin nhanh hơn và sâu hơn trong công ty. Nếu quy trình làm việc thực tế không thay đổi, thì thông tin xấu sẽ di chuyển nhanh hơn và với động lực nguy hiểm trong toàn công ty. ERP cung cấp quy trình làm việc và con người để hiểu được dòng dữ liệu nhanh chóng này.

Những người dùng có kinh nghiệm cho biết việc triển khai ERP khó hơn việc xây dựng một nhà máy mới, giới thiệu một sản phẩm mới hoặc thâm nhập vào một thị trường hoàn toàn mới. Vượt qua các vấn đề về con người, biến nó thành hiện thực — đây là những thách thức.

Kết luận

Tin tốt là có một cách để đáp ứng những thách thức này. Không có bí ẩn nào liên quan. Việc triển khai ERP thành công gần như là một điều chắc chắn — nếu nó được thực hiện đúng. Vâng, đó là rất nhiều công việc. Tuy nhiên, ERP chưa bao giờ không hoạt động, không phải một lần, khi được triển khai đúng cách. Nó sẽ hoạt động và người dùng sẽ nhận ra những lợi ích to lớn.

Nó bao gồm hai yếu tố chính:

1. Một lịch trình triển khai tích cực, tập trung vào việc đạt được lợi ích tối đa trong thời gian tối thiểu.
2. Con đường đã được chứng minh. Một tập hợp các bước, nếu được tuân thủ, sẽ đảm bảo thực hiện thành công.