Tự học SAP phân hệ MM - Phần 2: Tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là chìa khóa để thực hiện SAP thành công. Để đạt được việc thực hiện hoàn hảo các quy trình kinh doanh, một bước cực kỳ quan trọng là lập bản đồ chính xác cơ cấu tổ chức của công ty vào hệ thống SAP

Trong quá trình triển khai SAP ERP, một số quyết định phải được đưa ra để đảm bảo một dự án thành công. Các quyết định như cấu trúc khách hàng, mã công ty, nhà máy, địa điểm lưu trữ và tổ chức mua hàng trong SAP đều quan trọng đối với dự án và yêu cầu kiến thức về các đối tượng để đưa vào sau khi tạo giữa các bên liên quan và với nhóm thực hiện của dự án.

Định cấu hình một cơ cấu tổ chức chính xác là chìa khóa để triển khai SAP thành công. Từ quan điểm quản lý nguyên vật liệu (MM), tổ chức mua hàng, nhà máy, địa điểm lưu trữ và nhóm thu mua là những yếu tố quan trọng của cơ cấu tổ chức. Các yếu tố cơ cấu tổ chức riêng biệt tồn tại đối với kế toán tài chính (FI), chẳng hạn như mã công ty. Đối với bán hàng và phân phối (SD), cơ cấu tổ chức là các tổ chức bán hàng, bộ phận và kênh phân phối, cùng những cơ cấu khác. Tất cả các cơ cấu tổ chức của SAP S/4HANA đều được thỏa thuận giữa khách hàng và nhóm thực hiện của dự án khi bắt đầu dự án SAP để đặt nền tảng phù hợp để hệ thống SAPcó thể đáp ứng các yêu cầu báo cáo và giao dịch của khách hàng.

Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét cơ cấu tổ chức MM và cách nó được sử dụng trong các hệ thống SAP. Chúng tôi cũng sẽ mô tả các bước cấu hình cho các cấu trúc tổ chức khác nhau có thể có trong hệ thống SAP. Bạn sẽ tìm hiểu về nhiều yếu tố khác nhau của cơ cấu tổ chức có sẵn trong các ngành khác nhau và cách ánh xạ những yếu tố này vào cơ cấu tổ chức trong SAP.

Mapping Business Functions of a Company in the SAP System

Như hình trên, các bộ phận chức năng khác nhau của một tổ chức được ánh xạ thành một hệ thống SAP sử dụng các đơn vị tổ chức. Các đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm về một tập hợp các quy trình và nghiệp vụ kinh doanh. Một doanh nghiệp hoặc nhóm công ty được ánh xạ vào hệ thống SAP với tư cách là khách hàng và các công ty hoặc công ty con khác nhau của một doanh nghiệp được quản lý dựa trên mã công ty. Khách hàng và mã công ty là hai loại đơn vị tổ chức thường được tìm thấy ở cấp cao nhất trong cơ cấu tổ chức SAP. Khi thảo luận về các cấp độ của cơ cấu tổ chức trong SAP, khách hàng là yếu tố cao nhất, nhưng nhiều cấp độ khác có thể tồn tại. Khách hàng có thể có một hoặc nhiều mã công ty được gán cho nó; mỗi mã công ty có thể có một hoặc nhiều nhà máy được gán cho nó; và mỗi nhà máy có thể có một hoặc nhiều vị trí lưu trữ được chỉ định cho nó. Hơn nữa, mỗi công ty có thể có một tập hợp các nhóm mua hàng. Nhóm mua hàng là một người mua hoặc một nhóm người mua được xác định độc lập với cơ cấu tổ chức. Do đó, một nhóm mua hàng không nhất thiết phải được chỉ định cho một tổ chức mua hàng hoặc mã công ty.

Mặc dù mỗi phần trong chương này sẽ trình bày chi tiết về các đơn vị tổ chức trong SAP, chúng ta hãy bắt đầu với hiểu biết cơ bản và nâng cao về các đơn vị này cũng như cách các phòng ban và nghiệp vụ khác nhau của một công ty phù hợp với một hệ thống SAP. Đối với bất kỳ dự án triển khai thành công nào, bạn phải hiểu cơ cấu tổ chức của khách hàng và lập sơ đồ cơ cấu tổ chức này theo cách đáp ứng tất cả các yêu cầu của nghiệp vụ. Đối với nhiệm vụ này, bạn cũng phải hiểu các thuật ngữ thiết yếu được sử dụng trong một ngành và trong cơ cấu tổ chức SAP, như được trình bày trong hình dưới

• Client/company

Là đơn vị tổ chức cao nhất trong hệ thống SAP, khách hàng có thể là một nhóm công ty và có thể đại diện cho một công ty hoặc một tập đoàn các công ty. Ví dụ: hãy xem xét một nhóm công ty hư cấu có tên là XYZ Corporation, có các công ty như XYZ Steel, XYZ FMCG, XYZ Textile và XYZ Pharmaceuticals. Nếu XYZ Corporation muốn triển khai một hệ thống SAP cho tất cả các công ty của mình trong một hệ thống duy nhất, thì toàn bộ tập đoàn phải được đại diện như một khách hàng duy nhất. Mặt khác, nếu các công ty khác nhau cài đặt các hệ thống SAP riêng lẻ (tức là mỗi công ty sẽ có một phiên bản SAP), thì các công ty riêng lẻ sẽ được đại diện với tư cách là khách hàng.

Trong một hệ thống SAP, từ client có một nghĩa cụ thể và việc hiểu rõ ràng về ý nghĩa của từ này trong ngữ cảnh này là rất quan trọng. Nói chung, “khách hàng” là khách hàng mà bạn đang cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, trong hệ thống SAP, “khách hàng” đề cập đến một nhóm công ty, là yếu tố tổ chức cao nhất.

• Company code

​​​​​​​Mã công ty là đơn vị tổ chức nhỏ nhất mà bạn có thể có một bộ phận kế toán độc lập bên trong. Ví dụ: một nhóm công ty (khách hàng) có thể có một hoặc nhiều công ty độc lập, tất cả đều có tài khoản Sổ cái tổng hợp SAP (G / L), bảng cân đối kế toán và tài khoản lãi lỗ (P&L) của riêng họ. Mỗi thực thể kinh doanh độc lập này phải được tạo trong hệ thống SAP dưới dạng mã công ty riêng biệt.

• Plant

​​​​​​​Trong thuật ngữ ngành, một cơ sở sản xuất được gọi là nhà máy. Tuy nhiên, trong một hệ thống SAP, một nhà máy có thể là một cơ sở sản xuất, một văn phòng kinh doanh, một trụ sở chính của công ty, một nhà máy bảo trì hoặc một nhà kho trung tâm. Nói chung, một nhà máy có thể là bất kỳ vị trí nào trong mã công ty có liên quan đến một số hoạt động đối với mã công ty.

• Storage location

Vị trí lưu trữ là một nơi trong nhà máy, nơi các vật liệu được lưu giữ. Quản lý hàng tồn kho trên cơ sở số lượng được thực hiện ở cấp vị trí lưu trữ trong nhà máy, cũng như hàng tồn kho thực tế. Kiểm kho là quá trình xác minh kho vật lý với kho hệ thống. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào về số lượng hàng trong kho, các kho hàng của hệ thống được cập nhật với số lượng hàng tồn kho thực tế. Kiểm kho được thực hiện ở mỗi cấp vị trí lưu trữ.

• Purchasing organization

Theo thuật ngữ của ngành, bộ phận mua hàng giao dịch với các nhà cung cấp và chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động thu mua. Bộ phận mua hàng được thể hiện như một tổ chức mua hàng trong hệ thống SAP. Tổ chức thu mua thương lượng các điều kiện mua với nhà cung cấp đối với một hoặc nhiều nhà máy và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trong việc tuân thủ các hợp đồng thu mua.

• Purchasing group

​​​​​​​Nhóm mua hàng là một thuật ngữ chỉ người mua hoặc một nhóm người mua chịu trách nhiệm về các hoạt động mua hàng nhất định. Bởi vì đơn đặt hàng là một văn bản pháp lý, nhóm mua hàng được thể hiện trên đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Nhóm mua hàng cũng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc báo cáo các giao dịch mua hàng khác nhau. Trong hệ thống SAP, nhóm mua hàng không được chỉ định cho các tổ chức mua hàng hoặc bất kỳ đơn vị tổ chức nào khác. Nhóm mua hàng được xác định ở cấp độ khách hàng và có thể tạo tài liệu mua hàng cho bất kỳ tổ chức mua hàng nào.

Tạm Kết

Bài viết này chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm tổ chức doanh nghiệp trong phân hệ MM của hệ thống SAP và một số khái niệm cơ bản. Chúng ta sẽ tiếp tục nội dung phần này trong nững bài tiếp theo